Sistemas

Un Sistema es un conjunto de partes que se interrelacionan entre si para lograr un fin común.

Criterio de Katz y Kahn

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la Teoría de Sistemas y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:

La organización como un sistema abierto 

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

1. Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

2. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

3. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.

4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.

5. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o Neguentropía.

6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

7. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

8. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

10. Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Clasificación de los sistemas

Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de sistemas son:

1. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:

   a) Sistemas físicos o concretos: Se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Se denominan hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.

  b) sistemas abstractos o conceptuales: Se componen de conceptos, filosofías, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Se denominan software.

2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

  a) Sistemas cerrados: No representan intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.

  b) Sistemas abiertos: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía regularmente con el medio ambiente.

Diferencia entre sistemas abiertos, cerrados, concretos y abstractos.

Diferencia entre sistemas abiertos, cerrados y aislados

Sistemas, Subsistemas y Suprasistemas

Sistema: Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común.

Subsistema: Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor

Suprasistema: Es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia

Todo sistema, subsistema y suprasistema son SISTEMAS

Ejemplo

Sistema: UNEFA

Subsistema: Departamento Evaluación y control, Coordinaciones.

Suprasistema: CNU

Al definir un sistema se dice que es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización existen departamentos (contabilidad, producción , ventas, etc. ) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente existen secciones; por ejemplo, en el departamento de ventas podría haber la secciones de ventas al mayor, ventas al menor, entre otros, las cuales podrían considerarse corno subsistemas de los departamentos. Por otro lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía nacional (o sea, de un suprasistema ). El país puede definirse como un suprasistema mayor aún (el mundo ) y este, a su vez como un subsistema de un suprasistema: el universo. Entonces, el análisis que desee realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, o sea, establecer cuáles elementos

deberán quedar incluidos dentro del conjunto.

Fronteras de un Sistema: Línea que separa el sistema de su entorno o suprasistema y que define lo que le pertenece o le queda fuera de él. Pero a pesar de todo existe dificultad en fijar fronteras debido a que existe relación entre sistemas.

Por lo tanto se puede decir que se facilita la definición de Sistemas teniendo claro cuál es el SUPRA (que lo contiene) y cuál es el SUB (dentro del sistema), de esta forma se puede definir al sistema en relación con su medio inmediato y en relación con sus principales componentes.

Esquema clásico versus esquema sinérgico o integrador

¿Son el enfoque sistémico (esquema clasico) y el pensamiento sistémico (esquema sinergico), lo mismo?

Desde nuestra experiencia podemos responder afirmativamente a esa pregunta. El Pensamiento Sistémico es una disciplina para ver totalidades. Es un marco para ver interrelaciones en vez de cosas, para ver patrones de cambio en vez de “instantáneas estáticas”. Pensar asistémicamente es concentrarse en las “instantáneas” de un problema y en las partes aisladas del sistema [Senge 1990].

Sin embargo mientras que el pensamiento sistémico lo asociamos con la teoría, los principios y la filosofía de sistemas; el enfoque de sistemas lo asociamos con la realización y aplicación práctica del pensamiento sistémico a situaciones concretas.

Entropía

En los años 1890 - 1900 el físico austríaco Ludwig Boltzmann y otros desarrollaron las ideas de lo que hoy se conoce como mecánica estadística, teoría profundamente influenciada por el concepto de entropía. Una de las teorías termodinámicas estadísticas (la teoría de Maxwell-Boltzmann) establece la siguiente relación entre la entropía y la probabilidad termodinámica:

S = k.ln(Omega)

donde S es la entropía, k la constante de Boltzmann y Ω el número de microestadosposibles para el sistema (ln es la función logaritmo neperiano). La ecuación asume que todos los microestados tienen la misma probabilidad de aparecer.

El significado de la ecuación es el siguiente:

La cantidad de entropía de un sistema es proporcional al logaritmo natural del número de microestados posibles.

Uno de los aspectos más importantes que describe esta ecuación es la posibilidad de dar una definición absoluta al concepto de la entropía. En la descripción clásica de la termodinámica, carece de sentido hablar del valor de la entropía de un sistema, pues sólo los cambios en la misma son relevantes. En cambio, la teoría estadística permite definir la entropía absoluta de un sistema.

La entropía es una magnitud física básica que dio lugar a diversas interpretaciones, al parecer a veces en conflicto. Han sido, sucesivamente, asimilados a diferentes conceptos, como el desorden y la información. La entropía mide tanto la falta de información como la información. Estas dos concepciones son complementarias. La entropía también mide la libertad, y esto permite una interpretación coherente de las fórmulas de entropía y de los hechos experimentales. No obstante, asociar la entropía y el desorden implica definir el orden como la ausencia de libertad.5 El desorden o la agitación guardan relación con la temperatura.

Coloquialmente, suele considerarse que la entropía es el desorden de un sistema, es decir, su grado de homogeneidad. Un ejemplo doméstico sería el de lanzar un vaso de cristal al suelo: tenderá a romperse y a esparcirse, mientras que jamás será posible que, lanzando trozos de cristal, se construya un vaso por sí solo. Otro ejemplo doméstico: imagínense dos envases de un litro de capacidad que contienen, respectivamente, pintura blanca y pintura negra; con una cucharita, se toma pintura blanca, se vierte en el recipiente de pintura negra y se mezcla; luego se toma pintura negra con la misma cucharita, se vierte en el recipiente de pintura blanca y se mezclan; el proceso se repita hasta que se obtienen dos litros de pintura gris, que no podrán reconvertirse en un litro de pintura blanca y otro de pintura negra; la entropía del conjunto ha ido en aumento hasta llegar a un máximo cuando los colores de ambos recipientes son sensiblemente iguales (sistema homogéneo).

No obstante, considerar que la entropía es el desorden de un sistema sin tener en cuenta la naturaleza del mismo es unafalacia. Y es que hay sistemas en los que la entropía no es directamente proporcional al desorden, sino al orden.

En física la entropía es aquella actividad de un mecanismo o sistema que no se convierte en trabajo.

Los sistemas, para mantener su propia actividad, consumen parte de los recursos que convierten en productos (materias primas, energía,...). Si se trata de sistemas cerrados, la entropía les afecta de forma gradual ya que van perdiendo su capacidad o su potencial de transformación de recursos en productos. Los sistemas abiertos pueden evitar el aumento del grado de entropía y disminuirlo y evolucionar hacia estados de orden y efectividad crecientes. Entonces se dice que hay entropía negativa. Esto es así porque los sistemas abiertos toman recursos del entrono, en cantidades necesarias para conservar e incrementar su capacidad operativa y transferir al entorno la cantidad de producto suficiente para poder continuar el ciclo inputs-transformación-outputs. Una organización social puede eliminar indefinidamente el proceso de entropía importando del entorno nuevos elementos humanos y otros recursos. No quiere decir que siempre mejoren, sino que tienen la capacidad de mejorar. En una empresa los empleados pueden salirse del sistema.

Asi pues, El concepto de “entropía” es equivalente al de “desorden”. Así, cuando decimos que aumentó la entropía en un sistema, significa que creció el desorden en ese sistema. Y a la inversa: si en un sistema disminuyó la entropía, significa que disminuyó su desorden.

La palabra entropía procede del griego (ἐντροπία) y significa “evolución o transformación”. La formulación matemática de la variación de entropía de un sistema, luego de una transformación o evolución entre los estados inicial y final del mismo, se corresponde con la integral definida entre el instante inicial y final de los incrementos o diferenciales del componente o sistema en evolución, divididos por la cantidad de elementos que van integrando al componente o sistema en cada instante. 

Analisis de sistemas

Modelos en el análisis de sistemas

Los propósitos de usar un modelo son los siguientes:

1.Hace posible que un investigador organice sus conocimientos teóricos y sus observaciones empíricas sobre un sistema y deduzca las consecuencias lógicas de esta organización.

2.Favorece una mejor comprensión del sistema.

3.Acelera análisis.

4.Constituye un sistema de referencia para probar la aceptación de las modificaciones del sistema.

5.Es más fácil de manipular que el sistema mismo.

6.Hace posible controlar más fuentes de variación que lo que permitiría el estudio directo de un sistema.

7.Suele ser menos costoso.

Elementos de la modelación de sistemas:

La modelación de sistemas usa los siguientes elementos

1.Los insumos son los recursos utilizados para llevar a cabo las actividades (proceso). Estos insumos pueden ser materia prima o productos y servicios producidos por otras partes del sistema.

2.Los procesos son las actividades y las tareas que convierten a los insumos en productos y servicios.

3.Los productos son los resultados de los procesos; por lo general se refieren a los resultados directos generados por un proceso y a veces se pueden referir a los efectos más indirectos sobre los clientes mismos y los impactos más indirectos todavía sobre la comunidad en general.

4.Los resultados son los productos o servicios directos que produce el proceso.

5.Los efectos son los cambios en materia de conocimientos, actitudes, comportamiento y/o fisiología de los clientes que se derivan de los resultados. Son resultados indirectos del proceso porque hay otros factores que pueden intervenir entre el resultado.

6.Los impactos son los efectos a largo plazo, y más indirectos aún, de los resultados sobre los usuarios y la comunidad en general.

Análisis de un sistema de Facturacion